Automatisk B2B-ordreflow med godkendelse og fakturering
B2B-ordrer kræver kreditgodkendelse, særlige prisaftaler og korrekt fakturering med EAN eller betalingsbetingelser. Manuelt at håndtere disse trin for hver enkelt ordre er tidskrævende og fejlbehæftet.
Den manuelle tilgang skalerer heller ikke. Når din virksomhed vokser og mængden af ny b2b-ordre modtaget stiger, vokser arbejdsbyrden proportionalt. Det betyder, at du enten skal hyre flere folk til rutineopgaver — eller acceptere, at tingene tager længere tid. Ingen af delene er en holdbar løsning på sigt.
Resultatet er en organisation der bruger 4 timer om ugen på arbejde, der burde gøres automatisk. Ganges det op over et år, taler vi om 200+ timer — svarende til mere end en måneds fuldtidsarbejde — brugt på at flytte data fra ét sted til et andet.
Vi bygger et automatiseret B2B-ordreflow der håndterer kreditcheck, individuelle prisaftaler, ordrebekræftelse og fakturering med korrekte betalingsbetingelser — tilpasset dine specifikke B2B-kunder.
Sådan kører automatiseringen fra trigger til resultat
Ny B2B-ordre modtaget
Flowet aktiveres øjeblikkeligt, uden forsinkelse og uden at du skal gøre noget. Shopify sender automatisk et signal til Make.com via webhook eller API-integration.
Data valideres og renses
Dataene normaliseres: datoformater, valutaer, tegnkodning og feltlængder tilpasses præcis det format som Make.com forventer. Det eliminerer de klassiske kompatibilitetsproblemer der opstår, når to systemer taler lidt forskelligt sprog.
Behandling og transformation
Make.com udfører de nødvendige transformationer og beregninger baseret på de regler I har aftalt under opsætningen. Forretningslogikken er konfigureret én gang og køres konsekvent hver eneste gang.
Ordre godkendt og faktura sendt automatisk
Den automatiske handling i Dinero er identisk med hvad du selv ville gøre manuelt — bare hurtigere, mere konsekvent og uden mulighed for tastfejl. Ordre godkendt og faktura sendt automatisk på rekordtid.
Bekræftelse og log
Du modtager en besked i Slack med en liste over hvad der er sket. Eventuelle undtagelser der kræver din opmærksomhed, er fremhævet tydeligt — resten er håndteret uden din indblanding.
Konkrete fordele ved at automatisere denne proces
- Tilpasningsdygtig: forretningsregler og undtagelseshåndtering kan justeres løbende uden at bygge forfra
- Reduceret tabte ordrer, forsinkede leverancer og utilfredse kunder — proaktiv håndtering frem for reaktiv brandslukning
- Hurtigere processer: hvad der tog timer sker nu på sekunder, hvilket forbedrer webshop-ejere og e-commerce managerss oplevelse
- Eliminer forsinket eller forkert ordrebehandling — flowet behandler data konsekvent og fejlfrit hver gang
- Spar 6–8 timer om ugen der tidligere gik til timer på manuel ordrehåndtering
- Real-time synkronisering: data i Shopify afspejles øjeblikkeligt uden manuel opdatering
- Shopify
- Make.com
- Dinero
- Gmail
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg selv have teknisk kendskab for at bruge og vedligeholde flowet?
Nej. Flowet kører autonomt, og det daglige arbejde kræver ingen teknisk viden. Hvis I har brug for at justere regler eller tilføje nye scenarier, hjælper vi med det. Vi dokumenterer desuden alt, så I forstår hvad der sker — I er aldrig afhængige af os for at forstå jeres eget system.
Kan flowet håndtere undtagelser og specielle tilfælde?
Ja. Under opsætningen gennemgår vi de mest almindelige undtagelser i netop din proces og bygger håndtering af dem ind i flowet. Atypiske hændelser der falder uden for de definerede regler, flagges og sendes til manuel behandling i stedet for at blive ignoreret eller behandlet forkert.
Hvad er forskellen på at bruge jer frem for at sætte det op selv?
Make.com er et no-code-værktøj, så teknisk er det muligt at bygge selv. Forskellen er tid og erfaring: vi har bygget hundredvis af flows og kender faldgruberne. Vi bygger med korrekt fejlhåndtering, retry-logik og dokumentation fra starten — ikke som eftertanke. Og vi sikrer, at I forstår hvad I har, så I aldrig sidder fast.
Nordisk Livsstil ApS: Fra manuel rutine til automatisk flow
Nordisk er en dansk webshop der sælger boligindretning og sover tungt i højsæsoner. At tjekke lagerstatus, opdatere ordrer og sende bekræftelser manuelt kostede webshopejeren 3–5 timer om ugen — tid der ellers kunne bruges på opgaver der rent faktisk kræver menneskelig vurdering. Problemet var ikke mangel på vilje, men at processen simpelthen ikke var bygget til at køre automatisk.
Efter implementering af automatiseringen ændrede hverdagen sig mærkbart: kunderne modtager svar og bekræftelser øjeblikkeligt — også uden for åbningstid. Det der tidligere krævede opmærksomhed mæltider og aftner er nu et flow der kører i baggrunden — fejlfrit, konsekvent og uden at nogen skal huske at gøre det.
Kan det integreres med de systemer vi allerede bruger?
Så godt som altid. Make.com understøtter mere end 1.000 apps og APIs, og langt størstedelen af de systemer danske virksomheder bruger — Shopify, e-conomic, HubSpot, Zendesk, Slack, Google Workspace m.fl. — har native-integrationer. Hvis dit system ikke er på listen, kan vi i de fleste tilfælde forbinde via webhook eller REST API.
Hvad sker der, når volumen vokser?
Flows skalerer automatisk med din volumen — du behøver ikke gøre noget. Make.com håndterer 10 eller 10.000 kørsler med samme pålidelighed. Hvis du rammer din plans loft for operationer, er det ligetil at opgradere plantypen; selve flowets logik ændres ikke.
Hvad sker der, hvis et trin i flowet fejler?
Make.com har indbygget retry-logik og fejlhåndtering. Hvis et trin fejler — for eksempel fordi en API er midlertidigt utilgængelig — forsøger flowet automatisk igen. Hvis fejlen vedvarer, sendes en notifikation til dig med detaljer om, hvad der gik galt. Ingen data går tabt; de sættes i kø og behandles når forbindelsen er genetableret.
Tilføj et "dry run"-trin i flowet der logger, hvad det ville have gjort, uden at udføre handlingen. Kør det i 48 timer parallelt med den manuelle proces, og sammenlign outputtet. Når de matcher 100%, er du klar til at slå automatiseringen helt til.
Sådan forbereder du din webshop
Før vi sætter flowet op, er det en fordel at have styr på et par tekniske forudsætninger. Kontroller at din Shopify- eller WooCommerce-konto har webhook-adgang aktiveret, og at du har en API-nøgle klar. Det er typisk et to-minutters arbejde i din butiksadministration, men det sparer unødige afbrydelser undervejs.
Gennemgå også dine ordrestatusser og se, om du bruger standardnavne eller har tilpasset dem. Tilpassede statusser kræver blot en lille ekstra mapping i flowet — men vi skal vide det på forhånd for at bygge det korrekt ind. Det samme gælder eventuelle særlige produkttyper som downloadbare varer, gavekort eller abonnementsprodukter, der kan have en lidt anderledes ordrehåndtering.
Planlæg en testperiode på minimum 48 timer, hvor flowet kører parallelt med din nuværende manuelle proces. Det giver dig trøst i, at automatiseringen opfører sig som forventet før du slår den helt til og holder op med den manuelle kontrol.
Har du en lignende opgave?
Beskriv hvad der tager tid i din hverdag, så vurderer vi uforpligtende om vi kan automatisere det for dig.
Send din opgave