Automatisk afsendelse af fakturaer til e-Boks
E-Boks er den officielle digitale postboks for danske borgere og virksomheder, og for B2B-handel og fakturering til offentlige institutioner er e-Boks-levering ofte ikke blot praktisk — det er en forventning eller direkte et krav. Alligevel håndterer de fleste SMV'er e-Boks-afsendelse manuelt: eksportér fakturaen som PDF, log ind på e-Boks erhverv, upload filen, bekræft leveringen. Det er fire trin der tager 3–5 minutter per faktura.
For en virksomhed med 50–100 fakturaer om måneden er det 3–8 timer om måneden brugt på manuelt uploads. Hertil kommer de menneskelige fejl: forkert modtager-CVR, forglemt upload af en bestemt faktura, eller manglende dokumentation for hvornår fakturaen faktisk blev leveret — et problem der bliver akut ved betalingstvister.
Det særlig kritiske punkt er leveringsbeviset. Sender du en faktura via email, kan du ikke bevise hvornår kunden modtog den. Via e-Boks genereres automatisk et leveringstidsstempel. Det kan gøre forskellen i en inkassosag, og alligevel er leveringsbeviset noget mange virksomheder ikke har styr på fordi den manuelle proces er for tidskrævende til at overholde konsekvent.
Vi bygger et flow der overvåger dit regnskabssystem (e-conomic, Dinero, Billy eller lignende) for nye godkendte fakturaer. Når en faktura skifter status til "godkendt" eller "sendt", henter flowet automatisk faktura-PDF'en via API, slår kundens CVR-nummer op i CVR-registret for at bekræfte modtagerens e-Boks-opsætning, og afsender fakturaen via e-Boks API. Leveringsbeviset gemmes automatisk i et Google Sheets-overblik og vedhæftes sagen i dit CRM.
For kunder der ikke har e-Boks, falder flowet automatisk tilbage på email-afsendelse og logger det. Du har altid et komplet overblik over hvilke fakturaer der er leveret via e-Boks, hvilke via email, og hvornår. Overblikket er tilgængeligt i realtid og kræver ingen manuel opdatering.
Sådan kører automatiseringen fra trigger til resultat
Faktura godkendt i regnskabssystem
Så snart en faktura godkendes i e-conomic eller Dinero, trigger flowet automatisk via webhook. Fakturanummer, beløb, forfaldsdato og kunde-CVR sendes videre.
Kundens e-Boks-status verificeres
Flowet slår CVR-nummeret op og bekræfter om kunden er tilmeldt e-Boks erhverv. Er de det, sendes via e-Boks. Er de ikke, sendes via email med automatisk notifikation til dig.
Faktura-PDF hentes og afsendes
PDF'en hentes fra regnskabssystemet via API og afsendes til kundens e-Boks med korrekt afsender-ID, emnelinjetekst og dokumenttype (faktura/kreditnota).
Leveringsbevis gemmes
e-Boks returnerer et leveringstidsstempel der automatisk logges i Google Sheets og gemmes som note på kunden i CRM. Beviset er tilgængeligt med det samme ved eventuelle tvister.
Automatisk rykker hvis uåbnet
Valgfrit: flowet kan overvåge om fakturaen åbnes inden forfaldsdato og sende en venlig påmindelsesmail 3 dage inden fristen hvis den ikke er åbnet i e-Boks.
Konkrete fordele ved at automatisere denne proces
- Spar 3–8 timer om måneden brugt på manuelle e-Boks-uploads
- Automatisk leveringsbevis for alle fakturaer — afgørende dokumentation ved betalingstvister
- Nul glemte fakturaer — alle godkendte fakturaer afsendes automatisk
- Fuld GDPR-compliance: e-Boks er sikker levering, email er det ikke
- Automatisk fallback til email for kunder uden e-Boks med log over leveringsmetode
- Realtidsoverblik over hvilke fakturaer der er leveret, åbnet og forfaldne
- e-conomic
- Make.com
- e-Boks Erhverv API
- Google Sheets
Ofte stillede spørgsmål
Kræver det en særlig e-Boks Erhverv-aftale?
Ja, afsendelse via e-Boks Erhverv kræver en aftale med e-Boks A/S. Prisen afhænger af volumen — typisk fra 1–3 kr. per levering. Vi hjælper med opsætning af API-adgangen som del af implementeringen.
Virker det med alle danske regnskabssystemer?
Vi understøtter e-conomic, Dinero, Billy og Uniconta direkte. Andre systemer der eksporterer PDF-fakturaer og har webhook-understøttelse, kan typisk også integreres. Tag kontakt og beskriv jeres setup.
Hvad med EAN-numre til offentlige institutioner?
EAN-fakturering til det offentlige er en separat standard (OIOUBL-format) der kræver specifik integration med NemHandel. Vi har erfaring med dette og kan inkludere det i opsætningen.
Jørgensens Rådgivning ApS: Fra 6 timers månedligt work til fuldt automatiseret
Jørgensens Rådgivning ApS (fiktivt eksempel) fakturerer 80 klienter månedligt, heraf 60% B2B-kunder med e-Boks. Tidligere brugte administratoren 6 timer om måneden på manuelle uploads, og to gange om året opstod tvister om hvornår en faktura var leveret — umuligt at dokumentere via email.
Efter implementeringen afsendes alle fakturaer automatisk inden for 5 minutter efter godkendelse. Leveringsbeviserne opbevares automatisk. Tvister om leveringstidspunkt er ophørt. Administratoren bruger nu de 6 frigjorte timer til klientopfølgning — som direkte bidrager til omsætningen fremfor at forringe den.
Kan vi sende kreditnotaer og rykkere via samme flow?
Ja. Flowet kan konfigureres til at håndtere alle dokumenttyper: fakturaer, kreditnotaer, rykkere og kontoudtog. Hver dokumenttype kan have sin egen e-Boks-kategori og emnelinjetekst.
Hvad sker der ved fejl i afsendelsen?
Fejler e-Boks-afsendelsen (fx ugyldig CVR eller midlertidig nedetid), notificeres I øjeblikkeligt, og fakturaen markeres i oversigten. Systemet forsøger automatisk igen to gange inden det eskalerer til manuel håndtering.
Kan vi sende til både e-Boks og email simultant?
Ja. Flowet kan konfigureres til altid at sende en kopi via email som backup — enten til alle kunder, eller kun til kunder der specifikt ønsker dobbelt levering. Email-kopien markeres som 'kopi, original leveret via e-Boks'.
Sæt flowet op til at generere en månedlig rapport der viser gennemsnitlig åbningstid per kunde i e-Boks. Kunder der konsekvent åbner fakturaer sent (fx dag 25 af en 30-dages betalingsfrist) er kandidater til en kortere betalingsfrist eller forudbetaling — data I aldrig ville have haft uden automatisk e-Boks-integration.
Har du en lignende opgave?
Beskriv hvad der tager tid i din hverdag, så vurderer vi uforpligtende om vi kan automatisere det for dig.
Send din opgave